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Políticas de inscripción, pago y cancelación de eventos

Información de visas

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25-27 de abril de 2023 Virtual
25-27 de abril de 2023 Ciudad del Cabo, Sudáfrica

La preinscripción in situ se abre el 24 de abril por la tarde en el Centro de Convenciones de Ciudad del Cabo (CTICC). Les pedimos a los miembros que lleguen temprano para evitar largas filas antes de que comience la sesión general en la mañana del 25 de abril.

Ubicación

Ciudad del Cabo, Sudáfrica

Los eventos principales tendrán lugar en el Centro de Convenciones de Ciudad del Cabo (CTICC)

Opciones de inscripción

Funcionario de capítulo

La inscripción para asistir a la GLC en persona está abierta para los funcionarios de los capítulos del año fiscal 2023/2024 y para líderes de miembros invitados. La asistencia de los funcionarios de capítulo es gratuita para seis (6) funciones de funcionario por capítulo. Cualquier inscripción de funcionarios de capítulo que supere los seis roles asignados se facturará al capítulo (1.100 por funcionario dólares estadounidenses) al finalizar el evento. La inscripción de los funcionarios de capítulo permite el acceso a la programación de los días 25 y 26 de abril (véase más abajo para más detalles). EO no se hace responsable de los gastos de viaje o de otro tipo que en los que se incurra como resultado de la cancelación.

Miembros en general

Los contenidos y la programación en directo de la GLC 2023 estarán disponibles para todos los miembros de EO de forma virtual a través de la plataforma Swapcard. Las credenciales de inicio de sesión no se pueden compartir y no serán transferibles.

Un número limitado de asientos en Ciudad del Cabo se pondrá a disponibilidad de los miembros en general en una fecha posterior. Estas plazas se concederán por orden de llegada y correrán por cuenta de los asistentes. La cuota de inscripción es de 1.100 dólares estadounidenses y no cubre el viaje ni el alojamiento.

Esté atento a la página web para obtener más información sobre la inscripción de admisión general.

Cónyuge/pareja (CP)

Los miembros pueden inscribir a un (1) cónyuge o pareja en la GLC por el precio de 1.100 dólares estadounidenses. La inscripción del dicho CP permite el acceso a las sesiones generales y a las comidas durante el programa oficial, incluida la reunión social. Los cónyuges/parejas no pueden asistir a las capacitaciones de los funcionarios de capítulo. La inscripción de CP y las entradas adicionales a las opciones de cónyuge a la carta y MyEO que tienen lugar durante las sesiones de capacitación de funcionarios de capítulo se anunciarán en los próximos meses.

Opciones de inscripción:	Todos los miembros(virtual)	Funcionario de capítulo + Líderes de miembros (presencial)	Miembros en general (presencial)	Cónyuge/pareja estable (presencial)
Acceso a la plataforma Swapcard	x	x	x
Oportunidad de establecer una red de contactos con más de 1.000 compañeros de EO	x	x	x	x
Oportunidad de explorar una nueva ciudad	x Desde la comodidad de su hogar	x	Con la compra de un boleto limitado	x
Sesiones principales	x	x	x	X
Acceso a los contenidos grabados de Aprendizaje	x	x	x
Experiencia compartida de funcionarios de capítulo		x
Eventos sociales nocturnos		x	Con la compra de un boleto limitado	Con la compra de un boleto
Acceso a EOxpo	x	x	x	X
Cuota de inscripción	Gratis	Gratis para un max. de 6 funcionarios por capítulo; cada adicional 1.100 dólares estadounidenses	1.100 dólares estadounidenses	1.100 dólares estadounidenses

Política de inscripción y pago de funcionarios de capítulo

Cuota de inscripción para la capacitación de funcionarios de capítulo y líderes de miembros: gratis para los primeros seis (6) funcionarios por capítulo, y 1.100 dólares estadounidenses por cada funcionario de capítulo adicional. Consulte la Política de pago y cancelación para más detalles. Consulte la tabla de opciones de inscripción para ver lo que incluye cada una.

Le recordamos que la asistencia presencial de la junta directiva del capítulo a la Capacitación de sillas de capítulo de la GLC estará limitada a una (1) silla por capítulo. Por ejemplo, sólo un presidente electo de Aprendizaje podrá asistir al curso de Aprendizaje. La única excepción a la regla es el presidente electo-electo, quien está invitado a asistir al curso de Presidentes además del presidente electo; otras posiciones electas no estarán invitadas a asistir a la Capacitación de sillas de capítulo de la GLC.

Otros gastos que no están cubiertos por la inscripción incluyen, de manera enunciativa mas no limitativa:

Transporte aéreo.
Alojamiento en hotels.
Actividades opcionales.
Gastos personales .

Los funcionarios deben estar al día con sus cuotas al momento del evento. Si la situación del miembro cambiase entre el momento de la inscripción y el inicio del evento, se aplicará la política de cancelación que figura más abajo.

EO solicita que los capítulos paguen 1.100 dólares estadounidenses por cada funcionario de capítulo adicional que asista a la GLC tras los seis primeros funcionarios que asistan por capítulo. El método de pago automático es una deducción del cheque de la cuota que EO Global le envía a cada capítulo después de la GLC. Si un capítulo desease pagar con un método diferente, favor de contactar a EO Events ([email protected]). Los capítulos que paguen sus entradas a EO por medio de una transferencia recibirán una factura después de la GLC.

Política de cancelación de funcionario de capítulo

EO le cobrará al capítulo o al miembro una tasa de 250 dólares estadounidenses por cada cancelación después del 4 de abril de 2023 o que no se presente a la conferencia. Todas las cancelaciones deben comunicarse por escrito a EO Events ([email protected]), y se procesarán según la fecha de recepción. Los funcionarios que no puedan asistir podrán ceder su espacio a otro funcionario del mismo capítulo. Para preparar la inscripción y los materiales de manera efectiva, los cambios de nombre del miembro y de su puesto de funcionario deben enviarse a EO Events ([email protected] ) antes del 4 de abril de 2023.

Política general de inscripción de miembros y pagos

La inscripción para la GLC de 2023 en Ciudad del Cabo estará abierta para los miembros de EO y sus invitados (mayores de 18 años). La cuota de inscripción para los miembros e invitados incluye: todas las comidas del programa, el acceso a los eventos en vivo en el escenario principal y las actividades sociales nocturnas. Los miembros que no ocupen un puesto de liderazgo no podrán asistir a las sesiones de capacitación de funcionarios de capítulo. Consulte la Conozca Ciudad del Cabo para ver las actividades opcionales durante esos horarios.

Todo miembro asistente debe estar al día con sus cuotas al momento del evento. Si la condición del miembro cambiase entre el momento de la inscripción y el comienzo del evento, se aplicará la política de cancelación que se indica abajo.

Otros gastos que no están cubiertos por la inscripción incluyen, de manera enunciativa mas no limitativa:

Transporte aéreo.
Alojamiento en hotels.
Actividades opcionales.
Gastos personales.

Los miembros deberán pagar la cuota de inscripción completa de US $1.100 al momento de inscribirse. La inscripción para la admisión general se abrirá en una fecha posterior.

Política de cancelación para los miembros en general

Todas las cancelaciones deberán comunicarse por escrito a EO Events ([email protected]), y se procesarán según la fecha de recepción.

Los 550 dólares estadounidenses del pago de la inscripción por persona se consideran como una cuota no reembolsable.
No se hará ningún descuento a los socios o a los cónyuges/invitados que asistan solamente a una parte del evento.
Todas las cancelaciones deben comunicarse por escrito y se procesarán según la fecha en que se reciban en la sede de EO.
Todos los reembolsos al momento de la cancelación se basarán en la política anterior.
No habrá reembolsos por cancelaciones durante o después del 4 de abril de 2023.
Si un miembro o invitado no asiste al evento, se considerará como una cancelación y no se realizará ningún reembolso.
EO no se hará responsable de los gastos y/o cargos pagados por los asistentes al evento a hoteles, aerolíneas o cualquier tercero.
Si se agotasen las entradas para el evento, EO elaborará una lista de espera.

En caso de una lista de espera, los asistentes que cancelen tienen la opción de transferir su inscripción O, si el asistente que cancela no desease transferir su espacio, podrá optar por ofrecer el espacio a una persona de la lista de espera. EO se pondrá en contacto con la siguiente persona de la lista de espera y le ofrecerá el espacio disponible.
Si el miembro que cancela transfiere su inscripción o el espacio disponible pasa a la siguiente persona en la lista de espera, el miembro que cancela y el miembro que lo sustituye podrán optar por facilitar el intercambio de dinero entre ellos mismos para evitar los gastos de transacción. Si el miembro que cancela y el miembro que lo reemplaza deciden no transferir los fondos directamente, EO facilitará la transferencia y el miembro que cancela recibirá un reembolso, menos un cargo por transacción de 100 dólares estadounidenses. El miembro sustituto deberá ponerse en contacto con [email protected] para registrarse y enviar la información de pago.

Es responsabilidad del miembro organizar su viaje de manera oportuna para asistir a los eventos de EO, lo que incluye, entre otros, todos los gastos relacionados con trámites migratorios y visas. Si un miembro no recibiese las autorizaciones pertinentes para entrar en un país en el que ha adquirido una inscripción, estará sujeto a las políticas de cancelación de EO.

Información adicional sobre la cancelación para los miembros generales y los funcionarios de capítulo

Las excepciones a la cuota de cancelación sólo se conceden en caso de fallecimiento de un familiar directo del miembro (cónyuge o pareja, hijos, padres, hermanos) o por una situación médica de emergencia que afecte al miembro, al cónyuge o a la pareja, o a un dependiente legal. En el caso de una emergencia médica, el miembro debe proporcionar documentación escrita de un médico que certifique que el miembro o invitado tiene una emergencia médica que le impide viajar. Todas las excepciones están sujetas a la revisión de EO Events y requieren la aprobación antes de eximir de los gastos de cancelación. No se harán excepciones por otras razones personales o de negocios. Toda la documentación escrita y los documentos justificativos deben recibirse en el plazo de una semana después de la GLC para que se considere la exención de los gastos de cancelación.

EO recomienda encarecidamente la compra de un seguro de viaje siempre que se inscriba en un evento de EO, ya que las políticas de cancelación y las penalizaciones se aplican estrictamente. El seguro de viaje puede cubrir situaciones imprevistas o incontrolables que puedan afectar a su capacidad para asistir a un evento. Para obtener un seguro de viaje, póngase en contacto con su agente de viajes o visite www.insuremytrip.com y haga clic en “Quotes» (Cotizaciones). Debería obtener presupuestos para hasta ocho productos de seguro de viaje. Tenga en cuenta que OE no respalda ningún producto específico de este tipo.

Información de visado

Para más información sobre los requisitos de visas, por favor consulte la Guía de viajes.

Los miembros de EO son los responsables de organizar su propio viaje en el momento oportuno para asistir a los eventos de EO, incluyendo, de manera enunciativa mas no limitativa, todos los costos relacionados con trámites migratorios y visas. Si no recibe las aprobaciones adecuadas para entrar en un país en el que ha adquirido una inscripción, estará sujeto a las políticas de cancelación de EO.

EO no se responsabiliza de la adquisición o el seguimiento de la visa de miembro alguno. EO puede apoyarle en su trámite de aprobación de visado proporcionando lo siguiente:

Cartas de invitación.
Números de confirmación de hotel (si procede).
Conexiones con los miembros del capítulo a través del director del mismo.

EO no puede:

Patrocinar a los miembros.
Garantizar los costos u otros trámites relacionados con el dinero.
Hacer de enlace con ministerios, inmigración, embajadas o consulados en nombre de miembro alguno.

Si necesita un patrocinio para entrar en un país, usted asume todo el riesgo asociado a la inscripción en el evento antes de obtener la aprobación y encontrar patrocinadores. Se aplican las políticas de cancelación de EO. Los miembros de EO deben encontrar otros patrocinadores miembros de EO por su cuenta, si es necesario mediante el EO Hub o a través del capítulo de EO que organiza el evento. El personal de la organización no actuará como intermediario de patrocinios.

No dude en enviar un correo electrónico a [email protected] si tiene alguna pregunta.